Een greep uit de
werkzaamheden van de secretariaatsservice ...
> Notuleren
Goed notuleren is
een vak. Een vak dat de secretariaatsservice van JT adviesbureau goed verstaat.
Zij weet hoofd- en bijzaken te scheiden, beheerst de Nederlandse taal
uitstekend, werkt accuraat en met de vereiste snelheid. Bovendien is afspraak
afspraak en wordt er binnen de afgesproken tijd aangeleverd. Daarnaast is het
bijwonen van vergaderingen in de avonduren of in het weekend geen probleem, ook
niet voor de opdrachtgever, want JT adviesbureau berekent geen minimale
toeslagen. Voor de uitoefening van het "notuleervak" maken wij gebruik ik van
opnameapparatuur en laptops. Het uitwerken gebeurt naar wens van de
opdrachtgever.
Dit kan zijn:
- een besluiten- en/of actielijst
- een beknopt verslag
- een samenvattend verslag
- een woordelijk
verslag
De uitwerktijd is afhankelijk van
het gewenste soort verslag. Dit varieert van eenmaal tot maximaal viermaal de
vergaderduur. Overigens is het ook mogelijk om opnamen op band, CD, video e.d.
integraal door JT adviesbureau te laten uitwerken.
> Agendabeheer
Een aantrekkelijke optie voor opdrachtgevers is het uitbesteden van de
agenda. Via ons bureau worden afspraken gemaakt, vergaderingen belegd,
belafspraken ingepland, etc. De intensiteit van een en ander is afhankelijk van
de wens van de opdrachtgever. U kunt zich beperken tot de strikt zakelijke
afspraken, maar het agendatechnisch regelen van privé-zaken is uiteraard ook
mogelijk. Optioneel kunnen wij bijvoorbeeld ook correspondentie,
Powerpoint-presentaties e.d. die voortvloeien uit de afspraken voor u verzorgen.
Een praktische methode voor het beheren van uw agenda is via een externe
bureaubladverbinding of een webinterface. Door de secretariaatservice van JT
adviesbureau in te schakelen voor uw agendabeheer heeft u geen secretaresse
nodig. Wij zorgen ervoor dat uw agenda op vakkundige wijze door een vaste
secretaresse wordt beheerd.
> Invoeren en beheren van
adressenbestanden
Het invoeren
en beheren van adressenbestanden is bij JT adviesbureau in vertrouwde handen. De
opdrachtgever levert de gegevens aan, hetzij op papier, hetzij digitaal en zorgt
ervoor dat deze eenduidig in bijvoorbeeld een Excelbestand worden opgenomen.
Indien gewenst kunnen wij ook gegevens voor u achterhalen. De einduitkomst kan
er maar één zijn: dat u over een volledig, correct en up-to-date adressenbestand
beschikt. Dit bestand kan zowel digitaal als geprint (op lijsten of etiketten of
op gepersonaliseerde brieven) worden aangeleverd.
> Organisatie van
bijeenkomsten
Van elke bijeenkomst, van
workshop tot algemene ledenvergadering en van OR-vergadering tot jubileum,
kunnen wij de organisatie regelen. Aan de hand van een adressenbestand worden
uitnodigingen verstuurd, inschrijvingen en betalingen bijgehouden en
bevestigingen verzonden.
> Financiële
administratie
De secretariaatsservice van JT
adviesbureau voert (een deel van) de financiële administratie uit. Dit betreft het versturen van facturen, het debiteurenbeheer, het
doen van betalingen en het maken van overzichten ten behoeve van de
belastingaangifte.
> Correspondentie, redactie en
redigeren
U kunt een beroep doen op onze
jarenlange ervaring en perfecte beheersing van de Nederlandse taal om uw
correspondentie op te stellen en teksten te redigeren. Daarnaast kunnen wij u
het opstellen van o.a. offertes en presentaties uit handen
nemen.
